Colegios, asociaciones, centros de estudios, despachos de arquitectura, notarias, despachos de abogados, necesitan el papel impreso para desempeñar su tarea diaria y profesional, no les sirven los medios digitales. Además, el ritmo de trabajo que desempeñan les obliga a que una fotocopiadora sea rápida y eficiente, y con el menor número de incidencias posibles.

Todas esas exigencias no se pueden encontrar en impresoras domésticas es necesario recurrir a marcas de prestigio profesional, y por otro lado requiere un desembolso de dinero importante y un mantenimiento llevado por expertos, cosa que no se lo suelen permitir.

A partir de dicha necesidad nacen empresas que ofrecen el alquiler de fotocopiadoras. Crean un servicio completo, llevando la fotocopiadora a la empresa del cliente, poniéndola a punto, y controlando en todo momento si se produce alguna incidencia como avería o cambio de consumibles (tóners de negro, color, cartuchos de tintas, bombillas). El servicio de mantenimiento técnico de fotocopiadoras es crucial para el día a día en una empresa que imprime diariamente cientos de papeles.

Las empresas que se dedican a ofrecer un renting de fotocopiadoras se encuentran con la necesidad de controlar a sus clientes para ofrecerles el mejor servicio. Veamos situaciones reales:

  • Normalmente el beneficio del alquiler de fotocopiadoras se obtiene aplicando un precio a cada copia que realiza el cliente que tiene la fotocopiadora. O simplemente establecer un número de copias dentro del precio y si se exceden multiplicar por otro precio por copia excedida.
  • Se dan casos que se pacta una cuota mensual a cambio de un precio por impresión más económico o un servicio todo incluido, como el cambio de consumibles «gratis».
  • El control de incidencias es clave para ofrecer un servicio rápido y de calidad. Y sobre todo los consumibles obligan a tener un stock en almacén que a veces no es rentable por lo que se requiere llevar un control del estado de los tóners de cada fotocopiadora para tener una previsión de tóners en nuestro almacén.
  • El contrato con las cláusulas pactadas con el cliente debe contener el precio por impresión en negro, en color, si hay cuota o no. Debe estar firmado y lo debemos tener a mano en todo momento.

Cada mes hay que facturarle a cada uno de nuestros clientes por cada fotocopiadora que le hemos dejado. Es necesario saber el número de impresiones que ha realizado. Imagina la tarea de tener que estar yendo o llamando a cada uno de ellos para saber el número de impresiones que ha hecho en su fotocopiadora.

A partir de aquí nace un programa para una gestión de fotocopiadoras completa, que sea fácil de manejar, rápido en su uso diario, y que no tenga que preocuparme de nada más que de buscar clientes que necesiten una fotocopiadora y un buen servicio.

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