El negocio del coste por copia cuando el parque de fotocopiadoras es grande se complica su gestión y sobre todo se pierde mucho tiempo en obtener el número de copias exactas cada mes de las fotocopiadoras depositadas en los clientes.

En el mercado encontramos soluciones informáticas que leen las copias de las fotocopiadoras telemáticamente, o eso nos venden. A la hora de la verdad la gran mayoría fallan en las lecturas por diferentes circunstancias técnicas, sobre todo las causas son en casa del cliente: sesiones de usuario, cortafuegos, antivirus, etc. La realidad es que nos encontramos con un parque de 400 fotocopiadoras y recibimos datos solo de 50 telemáticamente ¿y el resto? ¿a mano? ¿por email con la de saturación de la bandeja de entrada que puede conllevar?, ¿teléfono? está bien para hablar con el cliente, pero 400 llamadas se pueden hacer eternas.

Bien es sabido que en el cliente hay que instalar alguna aplicación en algún equipo de la red donde está la fotocopiadora para recibir el número de copias de forma telemática, pero no todas las aplicaciones llegan a franquear todos los imprevistos. Muchas fallan debido a su programación de conexión con el servidor, utilizan protocolos de conexión antiguos o fáciles de bloquear. O los servidores no están en el país que corresponde.

Evidentemente una fotocopiadora sin tarjeta de red (ethernet) conectada por USB no podremos obtener los datos tan fácilmente, pero éso hoy en día es poco probable esta casuística. Prácticamente casi todas las copiadoras tienen una tarjeta de red ethernet RJ-45.

Si de las 400 fotocopiadoras, 350 comunican diariamente de forma telemática, podemos saber en cada momento las copias realizadas tanto a color como en negro, y además, el estado de los consumibles (para previsión de stock). Con todos esos datos es fácil generar 350 facturas correspondientes casi de forma autónoma por parte de GestionFotocopiadoras.com; invirtiéndolo todo el proceso, porque ahora el cliente recibe su factura por email con sus copias exactas de forma ultra rápida y libre de errores. Las 50 restantes no supondrá tiempo si las solicitamos por diferentes medios al cliente: como un formulario a través de email.

También es cierto que en casa del cliente pueden pasar muchas cosas: cambio de ordenador, formateo, instalación de firewall, implantación seguridad, modificar una IP. Dichos cambios también pueden afectar a la fotocopiadora por lo que todo está relacionado, además es poco probable que se realicen a corto plazo. Nunca este mantenimiento sobrepasará los recursos necesarios para facturar 350 copiadoras.