En tan sólo diez pasos ponemos en marcha nuestro software de facturación de fotocopiadoras migrando de tu actual programa, pero con la gran ventaja de obtener datos de contadores y consumibles vía telemática:
1.- Alta de fotocopiadoras como artículos, desde el apartado: Fotocopiadoras -> Fotocopiadoras. Se crean con su número de serie, se asigna el modelo y marca exacto. Para mayor rapidez hacemos la importación masiva a través de un CSV o fichero Excel.
2.- Acreditar entrada mediante albarán de compra desde: Compras -> Albaranes compra. Hay que tener el proveedor dado de alta (Compras -> Proveedores)
3.- Las máquinas destinadas a renting o alquiler se gestionan comenzando desde: Fotocopiadoras -> Parques. Crear parques nos ayuda a agrupar máquinas a clientes y generar contratos.
Cada máquina del parque se nos creará un contrato. Editamos los contratos con sus cláusulas. Los contratos crean las facturas, porque tienen los precios por copia, excedentes y/o cuotas. Además, también sirven para tomar las lecturas de las copias.
4.- Tenemos los contratos separados: unos con lecturas de contadores recientes (apartado Fotocopiadoras -> Contratos) y otros con lecturas de contadores de hace algún tiempo (apartado Fotocopiadoras -> Contratos sin conexión).
5.- Las lecturas de contadores se meten en: Fotocopiadoras -> Contratos sin lecturas. Tenemos varios modos: con un listado masivo, enviando correo al cliente y una por una filtrando en el mismo listado.
6.- Para poder facturar entramos en el apartado: Fotocopiadoras -> Contratos. Filtramos, y seleccionamos pinchando en el cuadrado izquierdo aquellos contratos que queremos facturar, nos aparecerá un botón para ejecutar el proceso de facturación.
7.- Ventas -> Facturas, encontramos los borradores. Antes de enviar al cliente debemos validar las facturas con los cambios definitivos.
8.- Cobros. Ventas -> Efectos, seleccionamos el pendiente de cobro filtrando y luego pinchamos en el cuadrado pequeño para generar remesa.
9.- Cartera -> Remesas. Encontraremos la remesa generada desde efectos de venta lista para entrar y descargar el fichero SEPA Core.
10.- Conciliación de cobros. Cartera -> Movimientos, podemos conciliar manualmente pinchando en «Nuevo», o conciliar masivamente con un fichero que nos descargamos del banco: Norma 43. Contiene todos los movimientos bancarios, se importan al ERP y luego facilita la tarea para conciliar los importes con las facturas y/o remesas, pinchando sobre botón “Conciliar”.