Gestionar los contadores de las fotocopiadoras de tus clientes puede ser una tarea repetitiva y tediosa. Por eso hemos desarrollado una funcionalidad que automatiza el envío de solicitudes de contadores, permitiéndote dedicar tu tiempo a lo que realmente importa.

¿Y si no puedo usar la lectura telemática?

Nuestra solución de lectura telemática de contadores permite obtener los datos de las máquinas de forma automática y sin intervención del cliente. Es la opción más cómoda y eficiente. Sin embargo, hay situaciones en las que no es posible utilizarla: el cliente no quiere instalar software en sus equipos, existen restricciones de red o políticas de seguridad que lo impiden, o simplemente se trata de máquinas que no son compatibles.

Para estos casos hemos creado la solicitud automática de contadores por email. De esta forma, aunque no puedas usar la lectura telemática, el proceso sigue siendo automático: el sistema envía periódicamente un email al cliente con un formulario sencillo para que introduzca los contadores. Tú no tienes que hacer nada.

El problema de la gestión manual

Cuando la lectura telemática no es una opción, muchas empresas recurren a llamadas telefónicas, emails manuales o incluso visitas presenciales para obtener un simple número. Esto consume tiempo, es fácil de olvidar y genera una facturación irregular.

Con un parque amplio de máquinas, recordar a qué clientes hay que solicitar los contadores y cuándo hacerlo se convierte en una carga administrativa importante.

La solución: recordatorios automáticos programados

Con la solicitud automática de contadores, el sistema se encarga de enviar emails a tus clientes de forma autónoma según la frecuencia que configures.

El funcionamiento es sencillo: indicas cada cuántos días quieres que se envíe la solicitud (por ejemplo, cada 25 o 30 días según tu ciclo de facturación) y el sistema hace el resto. Cada cliente recibe un email con un enlace a un formulario donde puede introducir los contadores de sus máquinas en segundos.

El sistema controla cuándo se envió la última solicitud y calcula automáticamente cuándo toca el siguiente envío, evitando duplicados y olvidos.

Ejemplo de activación masiva a cada contrato que requiera el envío de solicitud de contadores a través de formulario

Ventajas para tu negocio

  • Ahorro de tiempo: Eliminas el trabajo administrativo de enviar solicitudes manualmente
  • Facturación puntual: Recibes los contadores de forma regular y puedes facturar sin retrasos
  • Sin errores ni olvidos: El sistema nunca se olvida de enviar una solicitud
  • Mejor experiencia para el cliente: Reciben comunicaciones profesionales y predecibles
  • Flexibilidad: Configura frecuencias diferentes para cada contrato
  • Alternativa a la telemetría: Para los clientes donde no puedes usar lectura telemática, tienes una solución automatizada

El proceso desde el punto de vista del cliente

El cliente recibe un email profesional con el logotipo de tu empresa solicitándole que introduzca los contadores. El email incluye un enlace a un formulario web sencillo donde solo tiene que escribir los números que aparecen en el display de la fotocopiadora.

Ejemplo de correo electrónico recibido por un cliente para que pinche el enlace que le abra el formulario

Una vez enviado el formulario, los contadores quedan registrados automáticamente en el sistema, listos para facturar, junto a los recibido telemáticamente si los hubiera. Todo sin intervención por tu parte.

Ejemplo de pantalla del formulario del cliente para introducir los contadores de las fotocopiadoras

Ideal para empresas de renting y mantenimiento de fotocopiadoras o impresoras

Esta funcionalidad está pensada para empresas dedicadas al alquiler, renting o mantenimiento de fotocopiadoras, impresoras multifunción y equipos de impresión que facturen por copias o páginas impresas.

Combina lo mejor de ambos mundos: usa la lectura telemática donde sea posible, y para el resto de clientes activa la solicitud automática por email.

Empieza a automatizar hoy

Configurar la solicitud automática es cuestión de minutos. Selecciona los contratos, indica la frecuencia de envío y activa el recordatorio. A partir de ese momento, el sistema se encarga de todo.

Sobre GestiónFotocopiadoras.com: Somos la única plataforma en España especializada en la gestión automatizada de parques de fotocopiadoras con integración nativa FACe + Verifactu. Ayudamos a empresas del sector a modernizar completamente sus procesos de facturación y aumentar su competitividad en el mercado.

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