Generalmente un parque de fotocopiadoras crece, y si no crece algo estamos haciendo mal. Hay que dedicar tiempo a las tareas comerciales, tiempo a los propios servicios de mantenimiento técnico, tiempo a llamar al cliente para obtener los contadores de todas las fotocopiadoras, tiempo, tiempo. Todo requiere tiempo, pero si optimizamos el tiempo podemos conseguir abarcar más tareas, o tener más tiempo libre para otras cosas.

Existen cinco exclusivas herramientas informáticas hechas para gestionar todo nuestro parque de fotocopiadoras:

1.- Recibir los contadores de las fotocopiadoras diariamente gracias a la conexión a Internet

Podemos instalar en cliente una aplicación, en la que indicaremos un identificador, y automáticamente enviará los contadores de las fotocopiadoras a nuestro programa de gestión o ERP.

2.- Gestión documental de los contratos con los precios pactados con el cliente

Facilitando los datos de cliente y precios por copia en negro, precio por copia en color, según la máquina fotocopiadora, excedentes y otras opciones, podemos generar contratos rápidamente para que los firme el cliente y guardarlos en nuestro programa.

3.- Avisos del estado de los consumibles para anticiparnos al stock

Como tenemos conexiones automáticas y diarias a las fotopiadoras nuestro programa nos avisa de aquellos consumibles que están por debajo del mínimo que el cliente necesite para tener en stock el consumible.

4.- Controlar aquellas fotocopiadoras que por algún motivo no pueden recibir información automáticamente

No todo puede ser perfecto. Suele haber agentes externos que impiden tener una conexión con la fotocopiadora como por ejemplo: el cliente no desea instalar ninguna aplicación en sus equipos, o se produce un formateo del equipo del cliente eliminando nuestra aplicación, o no tiene conexión a Internet. Para estos casos el programa diferencia entre aquellas máquinas que tienen lecturas de contadores recientes y las que no, para así introducirlos por otros medios como: enviar un formulario al cliente a través de email, o introduciendo a mano fácilmente.

5.- Facturar del tirón y controlar lo que está facturado, y lo que no

El colofón, generar todas las facturas de nuestro parque de fotocopiadoras a golpe de ratón, y para ello el programa nos ha ido encaminado para tener todos y cada uno de los contadores en su sitio de tal manera que sólo con un par de clics se facturará y se enviará por correo electrónico cada factura electrónica a cada uno de nuestros clientes.

Conoce un poco mejor GestionFotocopiadoras.com y todas las soluciones que tenemos, salta al poder de la digitalización, es el presente, es el futuro.